DosenBahasa.com

Ketika sekolah, kuliah, atau bekerja, kita kerap menemui berbagai macam jenis surat. Surat-surat yang dimaksud umumnya berupa surat resmi seperti surat pengangkatan, surat dinas, surat edaran, surat izin, surat rekomendasi, surat tugas, surat lamaran pekerjaan, surat undangan, dan lain sebagainya. Selain surat yang sifatnya resmi, ada juga surat yang sifatnya pribadi seperti surat untuk orang tua yang tinggal di kampung halaman. Sebenarnya, apakah surat itu?      

Pengertian dan Fungsi Surat

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, yang dimaksud dengan surat adalah kertas dan sebagainaya yang bertulis (berbagai-bagai isi). Surat juga dimaknai sebagai kartu atau secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan. Makna lain surat berikutnya adalah sesuatu yang ditulis, yang tertulis atau tulisan. Sementara itu, Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (1991) mendefinisikan surat sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak itu disebut dengan surat menyurat atau korespondensi. Sedangkan, menurut Irman (2008), yang dimaksud dengan surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). 

Dari beberapa pengertian di atas dapat dikatakan bahwa surat tidak hanya berfungsi sebagai sarana komunikasi. Dalam arti surat juga berfungsi sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan; alat bukti tertulis, alat untuk mengingat, bukti historis, dan pedoman kerja.   

Jenis Surat

Menurut Irman dkk (2008), berdasarkan pemakaiannya surat dibagi menjadi tiga jenis yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas. Surat pribadi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pribadi dan berhubungan dengan urusan pribadi. Sedangkan, surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi dan ditulis oleh perorangan, instansi, lembaga atau organisasi. Adapun surat dinas adalah surat yang digunakan untuk kepentingan dinas seperti pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas lainnya. Surat tugas dapat ditulis oleh perorangan maupun instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri.

Dari gambaran di atas, secara umum surat dibagi menjadi dua jenis berdasarkan sifat kepentingannya yaitu surat pribadi dan surat biasa. Surat pribadi adalah surat yang ditujukan untuk kepentingan pribadi. Sedangkan surat biasa adalah surat yang ditujukan untuk kepentingan yang bersifat resmi seperti surat dinas maupun surat resmi.

Apakah perbedaan surat pribadi dan surat biasa? Berikut adalah ulasan singkatnya.   

Surat Pribadi

Secara umum, yang dimaksud dengan surat pribadi adalah surat yang ditujukan untuk berkomunikasi secara pribadi. Sedangkan menurut Irman dkk (2008), yang dimaksud dengan surat pribadi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pribadi dan isinya berkaitan dengan urusan pribadi. Sementara itu, menurut Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (2017), surat pribadi merujuk pada bentuk komunikasi tulis atau surat menyurat yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain sebagai pribadi dan bukan sebagai wakil atau urusan yang berkaitan dengan kelembagaan, kedinasan, atau resmi. Contoh surat pribadi adalah surat seorang anak kepada orang tuanya yang tinggal di kampung halaman.

Surat pribadi memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut.

• Tidak menggunakan kop surat atau kepala surat.
• Tidak menggunakan nomor surat.
• Bervariasinya salam pembuka dan penutup.
• Menggunakan bahasa bebas yang lebih komunikatif, santai, mudah dipahami, dan bersifat pribadi sesuai dengan keinginan si penulis surat.
• Format surat bebas.
• Bersifat tidak resmi.
• Berisi masalah pribadi.
• Surat ditulis oleh seseorang dan ditujukan kepada seseorang atau instansi.

Adapun unsur-unsur yang terdapat dalam surat pribadi adalah sebagai berikut.

• Tempat dan tanggal penulisan surat.
• Tujuan surat.
• Salam pembuka.
• Isi surat.
• Salam penutup.
• Identitas pengirim surat.

Contoh

Pada kesempatan yang lalu, kita telah mengulas beberapa contoh surat yang termasuk surat pribadi seperti contoh surat izin sakit, contoh surat pengunduran diri, dan contoh surat lamaran kerja. Berikut adalah contoh surat pribadi yang ditujukan untuk teman.

Surat Biasa

Berbeda dengan surat pribadi yang sifatnya pribadi dan ditujukan untuk kepentingan pribadi, surat biasa adalah surat yang ditujukan untuk kepentingan yang sifatnya resmi seperti surat dinas dan surat resmi lainnya. Surat biasa ditulis oleh perorangan atau lembaga  ditujukan untuk hal-hal yang sifatnya resmi seperti kedinasan atau pekerjaan.

Adapun ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut.

• Menggunakan kop atau kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah lembaga atau organisasi. Adapun nama lembaga atau organisasi harus ditulis secara lengkap.
• Sebagaimana halnya nama lembaga atau organisasi, tanggal surat juga harus ditulis secara lengkap yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka.
• Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal. Kata nomor surat, lampiran, dan perihal ditulis dengan diawali huruf kapital diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu. Ketentuan lainnya adalah penulisan kata Nomor dan Lampiran dapat disingkat menjadi No. dan Lamp. harus taat asas.
• Isi surat terdiri dari bagian pembuka, isi, dan penutup. Bagian pembuka merupakan pengantar isi surat. Isi surat merupakan hal yang ingin disampaikan kepada penerima yang ditulis dengan singkat, lugas, dan jelas. Dan bagian penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat.
• Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi.
• Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku.
• Nama pengirim harus ditulis dengan jelas disertai dengan jabatan, ditandatangani, dan distempel.
• Menggunakan cap atau stempel jika berasal dari sebuah organisasi atau lembaga resmi.
• Penulisan surat mengikuti format surat tertentu atau tidak bebas.
• Kata ‘Tembusan’ ditulis dengan huruf awal huruf kapital dan diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. Tulisan ‘tembusan’ diikuti dengan tanda titik dua tanpa digarisbawahi.

Dari ciri-ciri surat biasa di atas, unsur-unsur surat biasa adalah sebagai berikut.

• Kepala surat
• Nomor surat
• Lempiran surat
• Perihal
• Tanggal surat
• Alamat
• Salam pembuka
• Isi surat
• Salam penutup
• Tanda tangan serta cap organisasi atau instansi
• Nama terang serta jabatan
• Tembusan

Contoh

Berikut adalah contoh surat biasa berjenis surat edaran Menteri Ketenagakerjaan Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2019 tentang Hari Libur bagi Pekera/Buruh pada Pelaksanaan Pemungutan Suara Pemilihan Umum Tahun 2019.

Demikianlah ulasan singkat tentang perbedaan surat pribadi dan surat biasa. Artikel lain yang dapat dibaca di antaranya adalah contoh surat pernyataan, contoh penulisan catatan kaki dan daftar pustaka; tata cara penulisan gelar; cara penulisan daftar pustaka; tata cara penulisan catatan kaki; dan tata cara penulisan kata turunan. Semoga bermanfaat. Terima kasih.